Conservazione dei registri di presenza per la fatturazione federale FITAV
Guida pratica alla conservazione dei registri di presenza per la fatturazione federale: campi obbligatori, archiviazione, controllo periodico e correzione degli errori.
Dati obbligatori
In ogni registro del centro di avviamento allo sport (CAS) il responsabile deve annotare numero di tessera FITAV dell’atleta, data, ora, disciplina e codica federale dell’istruttore presente. Anche il campo specialità va indicato, per esempio Fossa Olimpica, Skeet o Compak Sporting.
La firma del genitore o tutore risulta obbligatoria dal regolamento FITAV; senza firma la presenza non è conteggiabile. Ogni record deve inoltre essere abbinato al tesseramento valido, verificato tramite elenco interno per evitare discrepanze con la rendicontazione finale.
- Numero tessera FITAV e disciplina
- Firma genitore se prevista
Archiviazione sicura
Il registro può essere cartaceo o informatico, ma ogni mese è obbligo stampare una copia definitiva firmata in calce dal responsabile. Il file digitale va protetto da password e conservato in un’area di rete locale con un backup esterno esterno.
Usare un foglio di calcolo da front virtualizzazione non basta; ne va prodotta anche una copia fisica in un raccoglitore identificato. La sostituizione dei fogli originali va fatta solo in presenza di una nuova stampa ratificata con data e sigla.
- Stampa mensile firmata
- Backup digitale
Controllo periodico
Prima della brevista mensile, la società confronta il numero di presenze con l’elenco di tesserati attivi e con gli eventuali attestati di certificazione. Se la differenza supera la tolleranza interna, la riga viene sospesa e sottoposta a revisione.
Il responsabile può verificare il calendario di fatturazione nel portale della federazione; esso definisce le scadenze per l’invio della documentazione. Un controllo a metà mese riduce il rischio di errore di trascrizione in fase di compilazione del riepilogo.
- Diffilizzazione per anomalie
- Portale federale per le scadenze
Correzioni frequenti
Un errore comune è la registrazione con numero tessera scaduto o appartenente ad altra persona; la riga viene cancellata con tratto, firma e data, poi ripentata correttamente in riga nuova. Non si può alterare il colore originale del foglio.
Altro equivoco: indicare la disciplina (es. Sporting) come qualifica dell’istruttore, omettendo il livello documentato (assistente, CT). Il responsabile deve controllare la gerarchia e la codifica nel regista stesso, compilando una nota interna.
- Cancellazione con timbro e tubo
- Qualifica corretta del istruttore